Struktur organisasi Politeknik Caltex Riau dirancang untuk menghadirkan tata kelola yang kuat, layanan akademik bermutu, dan pengalaman kemahasiswaan yang berdampak. Direktur menetapkan arah strategis institusi, sementara para Wakil Direktur memimpin beberapa cakupan layanan diantaranya pengembangan akademik dan inovasi pembelajaran, pengelolaan sumber daya dan infrastruktur, penguatan keuanganperencanaan kelembagaan serta kemahasiswaan, pemasaran dan kemitraan.
Memimpin penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi serta tata kelola institusi secara menyeluruh. Menetapkan arah strategis, memastikan kepatuhan regulasi dan akreditasi, membangun kemitraan nasional–internasional, serta mengawasi kinerja organisasi dan pemanfaatan sumber daya secara akuntabel dan berkelanjutan.
Bertanggung jawab atas mutu akademik: kurikulum, kalender dan proses pembelajaran, evaluasi belajar, serta pengembangan dosen. Mendorong inovasi pedagogi (OBE, pembelajaran digital/MBKM, micro-credential), penjaminan mutu akademik, dan pembaruan program studi agar relevan dengan kebutuhan industri dan perkembangan ilmu.
Mengelola SDM (rekrutmen, pengembangan kompetensi, penilaian kinerja) serta sarana-prasarana dan sistem layanan internal. Menjamin ketersediaan, pemeliharaan, dan keamanan aset kampus, termasuk TIK dan K3L, untuk mendukung operasional yang efisien, inklusif, dan berorientasi pada keberlanjutan.
Mengkoordinasikan perencanaan strategis dan penyusunan anggaran (RKAT), pengelolaan keuangan berbasis kinerja, pelaporan dan audit. Memimpin pengembangan kelembagaan dan tata kelola, manajemen risiko, serta proses akreditasi institusi dan program studi guna memastikan akuntabilitas dan daya saing.
Mengampu layanan kemahasiswaan, pembinaan organisasi/UKM, karier dan tracer study. Mengelola promosi dan penerimaan mahasiswa baru serta penguatan brand. Membangun kemitraan strategis dengan industri, pemerintah, dan alumni untuk magang, proyek kolaboratif, dan penyerapan lulusan.