Politeknik Caltex Riau Terapkan Penjaminan Mutu Internal PCR Berbasis IT (e-SPMI)

Pekanbaru (22/11) – Badan Perencanaan, Pengembangan dan Penjaminan Mutu (BP3M) Politeknik Caltex Riau (PCR) meresmikan sistem informasi manajemen penjaminan mutu internal yang dinamakan e-SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal Elektronik) pada hari Kamis, 21 November 2019. Sistem ini dikembangkan sebagai jawaban untuk meningkatkan kualitas layanan dan tata kelola PCR. Kepala Bagian Penjaminan Mutu Internal Istianah Muslim, S.T., M.T. mengatakan bahwa secara umum sistem informasi ini berfungsi untuk mengelola seluruh proses penjaminan mutu di semua unit/bagian PCR meliputi siklus Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP). Siklus ini dilaksanakan berdasarkan budaya-budaya tertib yang telah diterapkan sebelum penerapan Standar SPMI.

Isti juga menambahkan bahwa seluruh dokumen penjaminan mutu, proses evaluasi dan audit mutu, dokumentasi rapat tinjauan manajemen dan draft penetapan dokumen SPMI periode selanjutnya telah disediakan di dalam sistem e-SPMI ini. “Semua dokumen seperti kebijakan, manual, standar dan formulir SPMI telah tersedia di sistem ini. e-SPMI ini juga menampilkan seluruh indikator yang harus dicapai dan proyeksi kedepannya sistem akan di integrasikan dengan seluruh sistem informasi yang digunakan PCR sehingga mampu melakukan real time monitoring terhadap semua tata kelola yang dilakukan berdasarkan Standar-standar yang ditetapkan,” tambahnya.

Gambaran Singkat Pelaksanaan e-SPMI

e-SPMI telah diujicobakan dan diterapkan pada saat pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi (Monev) dan Audit Mutu Internal tahun 2019.

Pengelolaan mutu melalui e-SPMI diawali dengan evaluasi diri yang dilaksanakan oleh semua program studi dan bagian/unit di PCR. Evaluasi diri diisi berdasarkan indikator kinerja yang diturunkan dari standar SPMI yang ditetapkan. Kegiatan evaluasi diri dapat dilakukan sepanjang tahun selama capaian akhir suatu indikator sudah didapatkan. Kegiatan evaluasi diri tidak hanya dilakukan untuk mengisi capaian, akan tetapi juga melakukan analisis terhadap hasil capaian tersebut (tercapai atau tidak tercapai). Hasil evaluasi diri ini akan menghasilkan Laporan Evaluasi Diri (LED) resmi yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan.

Setelah evaluasi diri, dilanjutkan dengan proses Audit Mutu Internal (AMI). AMI dibagi menjadi dua kelompok, AMI akademik dan non akademik. Akademik diperuntukkan bagi program studi yang melaksanakan proses pendidikan dan non akademik dilakukan kepada bagian-bagian di PCR. AMI akademik dilakukan berdasarkan tahun ajaran sedangkan AMI non akademik dilakukan berdasarkan tahun berjalan.

Tahapan AMI dimulai dengan penunjukan auditor. Auditor yang ditunjuk dari lintas prodi dan lintas bagian. Auditor akan melakukan desk evaluation dalam waktu yang ditentukan oleh BP3M. Kemudian, hasil desk evaluation akan didiskusikan untuk mendapat persetujuan status temuan. Persetujuan status temuan dilakukan oleh auditor bersama dengan auditee terkait (program studi atau bagian). Proses ini dilakukan secara online melalui sistem dan atau dilakukan secara offline dengan tatap muka langsung. Hasilnya berupa status temuan untuk setiap indikator, status temuan tersebut antara lain “Melampaui, Terpenuhi, Observasi, dan Ketidaksesuaian”.

Jika suatu indikator di suatu prodi/bagian berstatus observasi atau ketidaksesuaian, Auditee diwajibkan mengisi Rencana Tindakan Koreksi (RTK) secara online. Hasil ini akan dicek kembali oleh auditor. Jika status hasilnya dinyatakan “Ketidaksesuaian”, maka indikator tersebut akan dicek kembali di periode AMI berikutnya.

Tahapan berikutnya adalah Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) Pengendalian. Tahapan ini dilakukan secara offline dimana hasil pembahasan dicatat di dalam e-SPMI. Pihak yang terlibat dalam RTM Pengendalian adalah Direktorat, Auditee dan Auditor.

Setelah itu dilakukan RTM Peningkatan. RTM Peningkatan dilakukan untuk menentukan draft penetapan dokumen SPMI untuk siklus berikutnya. Pada tahapan ini dilakukan analisis risiko terhadap indikator yang dinyatakan memiliki risiko tinggi. Hasil tahapan inilah yang kemudian menjadi fokus kerja PCR pada tahun berikutnya.  

PCR Smart Campus

PCR telah menerapkan teknologi informasi hampir di semua bagian. Penerapan teknologi informasi tersebut dapat dilihat melalui berbagai layanan berbasis elektronik yang digunakan. Layanan-layanan ini mendorong terciptanya budaya dan tata kelola yang baik dan mendukung penerapan mutu di PCR. Selain layanan berbasis elektronik, PCR juga membuka akses informasi bagi publik untuk mengenal PCR secara detail melalui data yang disajikan melalui web, sistem informasi dan dashboard yang dapat diakses oleh publik. Akses informasi ini adalah salah satu bentuk keterbukaan informasi yang dilakukan PCR bagi publik yang ingin mengenal PCR secara lebih jauh.